B/CZ/Úkol
MODUL IV
- Prozkoumejte blíže alespoň jeden nástroj pro projektovou kolaboraci (dle svého výběru). Pokud to lze, udělejte si v nástroji účet a zkuste si nástroj zběžně proklikat a seznámit se s jeho funkcemi. Bude se vám to hodit v dalších modulech. Napište, jaký nástroj jste si zvolili, co za funkce jste vyzkoušeli a jak se vám nástroj líbí a používá.
Řešení:
Z učebních materiálů mne zaujal nástroj Asana, jelikož je doporučován jako nejuniverzálnější kolaborativní nástroj. Profil jsem si musel teprve vytvořit, přičemž jsem se přihlásil skrze Google účet. Verzi jsem si samozřejmě vytvořil bezplatnou, nejsem ochoten za ní teď platit.
Co mě příjemně překvapilo (nebo spíše nezklamalo) je celkový design aplikace, který se mi dost líbí. Vůbec esteticky působí platforma hrozně dobře, od loga, přes název, po celý tmavý design včetně ikonek a rozložení.
Proklikal jsem co šlo, vyzkoušel jsem funkce na kustomizaci, vytváření a spravování úkolů, tedy My Tasks, taktéž sdílení a chatování. S aplikací se mi zatím pracuje dobře a rychle se mi s ní sžívá.
Čím jsem byl zklamaný, je množství funkcí, které jsou dostupné až po upgrade na premium verzi za 250 měsíčně, což ale není zas taková pálka, obzvláště pokud člověk nemá x y dalších odběrů. V podstatě jsem ale nemohl vyzkoušet reporting, portfolios (to mě obzvlášť zajímalo), ani možnost zobrazení projektu formou timeline. Mají to očividně chytře vymyšlené a zaměřené tak, aby si lidé upgradovali premium verzi. Jedná funkce, u které mi to přišlo extrémně na škodu, je ale poslední záložka s cíli „Goals“.
Obecně ale Asana dokázala navnadit a namotivovat. Měl jsem v průběhu celého procesu zkoušení často chuť si alespoň na jeden měsíc vyzkoušet plný rozsah.
* * *
- Zamyslete se nad otázkou, jak je podle vás vhodné předat zadání projektu projektovému týmu. Nabízím tři možnosti:
○ Předat týmu zadávací dokumentaci tak, jak je napsaná zadavatelem bez poznámek nebo maximálně s pár drobnými upřesněními, a následně udělat s týmem sezení, kde se ujistíte, že tým zadání porozuměl. (Scénař 1)
○ Přepsat zadávací dokumentaci vlastními slovy, obohatit ji o svoje poznámky a dopředu zodpovědět otázky, které víte, že vyvstanou, tak, aby tým mohl pracovat co nejvíce samostatně bez nutnosti za vámi neustále chodit s dotazy. (Scénař 2)
○ Jiný způsob, který přijde vhodný vám (popište jej). (Scénař 3)
Napište, za jakých podmínek je vhodný který z výše uvedených přístupů. Ve své úvaze se také zamyslete nad tím, jak volbu ovlivní například tato kritéria:
○ Vaše dovednosti jakožto projektového manažera
○ Složení projektového týmu
○ Kvalita zadávací dokumentace
○ Důležitost projektu pro organizaci
Řešení:
Ad Scénař 1.
Hlavním rysem tohoto scénaře ve srovnání s následujícím je jeho původnost a absence interpretace projektového managera. Napsal bych, že se jedná o preferovaný a taky výchozí způsob, a to právě kvůli té původnosti. Vztáhnu-li to na vypsané kritéria, tento scénář je preferovaný zejména při nedostatečných dovednostech projektového manažera s formulačními schopnostmi a vlastně i analytickými. Nedostatečností zde může být myšlena i malá dosavadní zkušenost. V takovém případě se může spousta informací „ztratit v překladu“. S tím souvisí aspekt důležitosti. Při projektech s vysokou prioritou, při těch důležitých, by takové ztracené informace mohly stát draho, proto bych preferoval původní dokumentaci. To vše samozřejmě platí za předpokladu, že je dokumentace srozumitelně a strukturovaně vyhotovená. Poněvadž i zadavatel nemusí mít schopnost umět své požadavky dobře formulovat, a v designu služeb jsme se učili, že zákazník nikdy neví co chce, ale má vždycky pravdu. Při problémech se samotnou formulací je třeba přistoupit ke scénáři číslo 2. Aspekt složení projektového týmu zde vstupuje v tom smyslu, že čím interdisciplinárnější a diverznější je a zároveň čím dále doménově vůči zadavateli, tím více bude potřeba interpretačního, zprostředkovaného pohledu člověka (projektového managera), který se zadavatelskou stranou komunikoval a je schopen nároky a požadavky přeložit.
Ad Scénař 2.
Jako doplnění k předchozímu scénáři: interpretovaný pohled bude preferovaný v případě, že se jedná o v pozici projektového managera zkušenou i kompetentní osobu. Zároveň když je to kvůli stavu a kvalitě dokumentace žádoucí, ne-li přímo nezbytné. Projektovému týmu s bohatým složením lidí z jiných oborů takový způsob pomůže s orientací.
Musím se přiznat, že váhám nad aspektem důležitosti projektu pro podnik. Má-li zásadní význam, je proto lepší vycházet z původní „raw“ dokumentace, nebo naopak ji přežvýkat kompetentní osobou? Usuzuju, že je to tak napůl a ideální by bylo mít při vysoké důležitosti verze obě, což je můj vlastní následující scénář:
Ad Scénař 3.
Má-li něco opravdu vysokou prioritu, asi nebude zatěžko vynaložit vysokou energii a spoustu času pro samotnou konzultaci při zahájení projektu. Je-li manager kompetentní a vytvoří vlastní interpretaci projektu, nebylo by od věci představit týmu obě verze a vysvětlit týmu, proč se věci mají dělat tak či onak. Vzhledem k diverzitě týmu by pak lidé, kteří mají k oboru dál, věděli proč se co jak dělá, a nedocházelo by ke ztrátě v překladu. Více hlav víc ví a managerovi by případná kritika procesu interpretace mohla pomoci odhalit vlastní biasy, nepozornosti nebo omyly.
* * *
- Sepište sadu konkrétních nástrojů a aplikací, které chcete pro svůj zvolený projekt z druhého modulu používat tak, aby pasovaly na povahu samotného projektu a vyhovovaly vašemu nastavení komunikace s týmem. Zaměřte se povinně prosím na tyto nástroje pro tyto oblasti:
○ Projektová kolaborace
○ Komunikace
○ Poznámky
○ Datové úložiště
Dobrovolně můžete zmínit i další nástroje, které podle vás pro projekt budou užitečné. Velice to ocením.
Volbu každého z nástrojů prosím zdůvodněte. Důvod: „Líbí se mi více než ten druhý,“ je akceptovatelný, ale měli byste být schopni vyjádřit, co konkrétně se vám na nástroji tak líbí (např. design, použitelnost, dostupnost na různých zařízeních…).
V potaz vedle vlastních zkušeností a dojmů s nástrojem vezměte i cenu nástroje, recenze na internetu (např. z webu Capterra) atp.
Řešení:
Projektová organizace
Rozhodl jsem se sem zařadit Asanu, kterou jsem pro potřeby úkolu vyzkoušel spolu s Trellem. Trello mne bohužel moc nezaujal, design mi nepřišel tak „našlapaný“, a i přesto, že je jednoduchý, tak mi ihned ze začátku přišel mnohem méně intuitivní. Ze srovnání na capterra má Asana dobré hodnocení hlavně v aspektech Task Management, Prioritization, Agile methodologies a Collaboration. Vybral bych si proto Asanu.
Komunikace
Osvědčily se mi z vysokoškolského působení Teamsy a to ze dvou důvodu. Zaprvé je tam příjemně zařízený chat, který ukazuje i zda si dotyčný zprávu zobrazil. Vím taky, že aplikace dobře funguje na mobilu. Zároveň tam jsou dobře fungující videohovory, takže bude jedna platforma vyhrazena pro oba typy komunikace. Ale důvod, proč jsem nezvolil třeba facebook messenger, je, že se mi líbí idea mít pracovní komunikaci oddělenou od běžné sociální sítě. Pracovníci tak mají možnost oddělit si alespoň tímto způsobem práci od zábavy. Je fajn, že aplikace zde působí majkrosofťácky, tedy kancelářsky. Ostatní messengery bych používal jako velmi neformální a „emergency“ chaty, kdyby někdo prostě na ty teamsy nechodil.
Poznámky
One note, nebo Evernote v kombinaci s Docs. Myslím si, že vzhledem k charakteru poznámek jako media, bych měl volnější pravidla a nechal lidem možnost si používat, co chcou. Poznámky mohou být často spontánní a jsou takový více kreativní prostor. To, jestli se s ním lidem dobře pracuje, je proto důležitější. Nechal bych rozvolněná pravidla, a spíše než definici co používat bych definoval co nepoužívat, pokud by s tím a tím byl fakt problém. Třeba ve starých Samsunzích vím, že to pak absolutně nešlo s ničím sesynchronizovat a zkompatibilovat.
Datové úložiště
V mojem projektu bych použil pro prvotní fáze Google Disk, kvůli jeho jednoduchosti a rozšířenosti. Pokud vím, tak je ale úložný prostor na Google Disku omezen jen asi do 15 GB, takže pokud bych měl nástroje vztáhnout na svůj vlastní projekt, možná by v pozdějších fázích projektu bylo třeba zkusit něco jiného. Ale i jen pro mnou stanovené cíle v projektu by byla kapacita dostačující.
Práce se zdrojovým kódem
Atom. Vím, že má stáhnutelné IDE i pro jazyky jako je SuperCollider. SublimeText jsem taky zkoušel, ale v určitém bodě nastal nějaký problém, myslím že snad i s tarifem. Nejsem si jím tak jistý, proto bych zvolil Atom.
Zvukový Editor
Audacity díky jeho jednoduchosti a zároveň dostatečnosti. Mám dobrou zkušenost i s Cubase, ale ten je drahý, Audacity stačí a proto bych minimálně v mnou popsaných fázích projektu neplýtval finančními prostředky.
MS EXCELL
Samozřejmost, nejuniverzálnější nástroj všech dob. Pro ad Hoc plánování, dokumentaci apod.
Portfolio 